Lorsque vous êtes en train de lancer une startup, il semble qu'il y ait un million de choses à faire et encore plus de problèmes et de considérations qui réclament votre attention. Choisir un service de messagerie pour votre nouvelle entreprise peut être une chose à laquelle il est tentant de ne pas trop réfléchir, mais c'est en fait un élément très important de votre entreprise. Découvrez comment démarrer avec votre start-up en lisant la suite de ce guide.
Obtenir la bonne application de messagerie ou le bon client pour vos besoins peut faire une énorme différence pour votre flux de travail, votre productivité et la fluidité des choses au quotidien. Cela peut également affecter la façon dont les clients potentiels perçoivent votre entreprise et son aspect professionnel. Vous serez peut-être surpris du nombre d'options différentes et des différentes fonctionnalités et outils offerts par chacune. Voici les éléments clés à prendre en considération lors de la sélection d'un service de messagerie - et vous ne regretterez pas le temps supplémentaire passé à vous assurer de choisir celui qui servira le mieux votre startup.
Comment vous travaillez
Réfléchir à la façon dont vous travaillez est la chose la plus importante à considérer. Si vous comptez embaucher une équipe à distance ou hybride, il est essentiel de choisir un service de messagerie doté de nombreuses fonctionnalités pour prendre en charge le travail collaboratif, y compris un chat d'équipe pour les réunions et conférences virtuelles.
Chaque plate-forme ou client de messagerie propose des outils et des fonctionnalités différents, même si nombre d'entre eux sont similaires. Déterminer ceux qui fonctionneront pour vous, ainsi que ceux dont vous n'avez pas besoin, est la première étape pour identifier la meilleure option pour votre startup. Dans le cadre de ce processus, tenez compte de l'interface utilisateur de chaque fournisseur, de l'application de bureau et de sa compatibilité avec les appareils mobiles pour vous assurer que vous choisirez le client de messagerie qui prend le mieux en charge votre façon de travailler et prend en charge une productivité et un flux de travail élevés.
Ton budget
Certains services de messagerie sont gratuits, d'autres payants et, bien sûr, votre budget jouera le rôle le plus crucial dans cet aspect du processus de prise de décision. Il ne s'agit pas seulement d'économiser de l'argent, cependant. Vous pouvez décider que la dépense supplémentaire en vaut la peine pour le professionnalisme supplémentaire d'une adresse e-mail contenant votre nom de domaine professionnel, par exemple, ou que les intégrations proposées par une autre option valent la peine d'être payées, pour le temps que vous gagnerez en conséquence de les avoir.
Si vous avez du mal à prendre une décision, il convient de garder à l'esprit que la plupart des plates-formes de messagerie offrent un niveau de base gratuit, afin que vous puissiez vous faire une idée si c'est le bon pour vous avant d'engager des fonds.
Le service client proposé
Ensuite sur la liste des choses à considérer : est le service client . Vous devrez vous demander s'il est acceptable pour votre fournisseur de services d'avoir un service d'assistance ouvert aux appels et aux e-mails uniquement pendant les heures de bureau ou si vous préférez un accès à une assistance 24h/24 et 7j/7.
Examinez également les moyens disponibles pour contacter le service client et consultez de nombreuses critiques en ligne du fournisseur pour connaître les expériences des clients passés et actuels, en accordant une attention particulière aux problèmes auxquels ils ont été confrontés et à la manière dont ils ont été. résolu (ou autrement).
Regardez l'espace de stockage
Avant de signer sur la ligne pointillée de tout plan, il est important de vérifier l'espace de stockage disponible pour éviter l'ennui d'avoir à supprimer fréquemment des e-mails pour libérer de l'espace pour les messages entrants ou de ne pas pouvoir envoyer une pièce jointe car elle est trop volumineuse.
Il convient de garder à l'esprit si vous pesez les plates-formes de messagerie gratuites par rapport aux plates-formes payantes, que vous obtenez généralement beaucoup moins d'espace de stockage avec les options gratuites - mais, en tant que startup, cela peut encore plus que répondre à vos besoins dans les premiers jours.
Facilité de migration
Si vous avez besoin de migrer vos e-mails et autres fichiers depuis un ancien fournisseur, vous devrez alors vérifier soigneusement que ce processus sera rapide et facile pour éviter toute interruption de vos activités commerciales. La plupart des fournisseurs proposent des outils pour simplifier la migration, il n'y a donc pas besoin d'une entreprise manuelle compliquée, mais assurez-vous que c'est le cas dans le cadre de votre prise de décision. Certaines plateformes de messagerie s'occuperont de la migration pour vous pour plus de commodité.
La sécurité est-elle à la hauteur ?
C'est une autre considération essentielle - la dernière chose que votre startup doit expérimenter est une cyberattaque à ses débuts. Vérifiez attentivement les informations d'identification du fournisseur de messagerie sur ce score. Il devrait au moins déployer le cryptage SSL et, idéalement, incorporer une gamme d'outils anti-malware et anti-phishing pour protéger votre compte contre les virus, les spams et autres cybermenaces .
Pour encore plus de tranquillité d'esprit, vous pouvez envisager une option qui comprend des fonctionnalités avancées de protection des données et vous permet de définir une authentification à deux facteurs pour ajouter des défenses encore plus puissantes à votre compte de messagerie. En outre, découvrez exactement comment le fournisseur vous protégera contre l'usurpation de votre adresse de domaine personnalisée et si vous aurez la possibilité de personnaliser le filtrage anti-spam via des listes noires et des listes blanches, le cas échéant.
Quelle est la politique de confidentialité ?
En plus des fonctionnalités de sécurité des données robustes, il est également important de comprendre la nature de la politique de confidentialité du fournisseur de messagerie avant de s'engager dans un plan. Découvrez exactement comment le fournisseur traitera vos données , si elles seront vendues ou autrement mises à la disposition d'un tiers, et si elles sont conformes aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.
Envisagez de savoir si les applications déployées par le fournisseur sont auditées de manière indépendante et si le code utilisé est open source pour obtenir une image complète.
Fonctionnalités supplémentaires utiles
En plus des fonctionnalités collaboratives que nous avons mentionnées en haut, il convient également de penser à d'autres outils et avantages supplémentaires que vous aimeriez inclure dans votre service de messagerie dans un monde idéal. Qu'il s'agisse d'un calendrier qui se synchronise avec votre boîte de réception, de la possibilité de laisser des notes vocales ou d'une gamme d'intégrations, ces éléments peuvent faire une grande différence pour le bon déroulement de votre journée de travail.
Vérifiez les conditions
Cela peut sembler être quelque chose pour lequel vous n'avez certainement pas le temps, mais lire les petits caractères pourrait vous éviter un gros mal de tête à l'avenir. Vérifiez très attentivement ce à quoi vous vous inscrivez, surtout si vous payez pour la prestation. Portez une attention particulière à des éléments tels que la durée du contrat, les pénalités en cas de résiliation du contrat avant la fin de son terme et toutes les responsabilités que vous avez en tant que client.
Si vous n'êtes pas sûr d'une partie des petits caractères, contactez un représentant de l'entreprise pour qu'il clarifie - cela constitue également une excellente occasion de vérifier la qualité du service client !
Choisir un service de messagerie pour l'avenir de votre entreprise
Lorsque vous choisissez un service de messagerie pour votre toute nouvelle entreprise, il est également conseillé de garder un œil sur l'avenir. À cette fin, gardez à l'esprit les options de mise à l'échelle : si vous commencez avec un niveau gratuit, quelle est la nature des forfaits payants ? Se demander s'il offre le type de fonctionnalités et d'outils dont vous pouvez envisager que votre entreprise ait besoin au fur et à mesure de sa croissance vous sera très utile lorsque votre entreprise sera prête à passer à l'étape suivante.
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