Wenn Sie gerade dabei sind, ein Startup auf den Weg zu bringen, scheint es, als gäbe es eine Million Dinge zu tun und noch mehr Probleme und Überlegungen, die nach Ihrer Aufmerksamkeit verlangen. Die Wahl eines E-Mail-Dienstes für Ihr neues Unternehmen mag verlockend sein, nicht zu viel darüber nachzudenken, aber es ist tatsächlich ein wirklich wichtiges Element Ihres Unternehmens. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Ihrem Start-up beginnen können, indem Sie den Rest lesen dieser Anleitung.
Die richtige E-Mail-App oder den richtigen Client für Ihre Bedürfnisse zu finden, kann einen großen Unterschied für Ihren Arbeitsablauf, Ihre Produktivität und den reibungslosen Ablauf im Alltag ausmachen. Es kann sich auch darauf auswirken, wie potenzielle Kunden Ihr Unternehmen und seinen professionellen Aspekt sehen. Sie werden überrascht sein, wie viele verschiedene Optionen es gibt und welche unterschiedlichen Funktionen und Tools von jedem angeboten werden. Hier sind die wichtigsten Dinge, die Sie bei der Auswahl eines E-Mail-Dienstes berücksichtigen sollten – und Sie werden die zusätzliche Zeit nicht bereuen, die Sie damit verbringen, sicherzustellen, dass Sie denjenigen auswählen, der Ihrem Startup am besten dient.
Wie arbeitest du
Über die Art und Weise nachzudenken, in der Sie arbeiten, ist das Wichtigste, was Sie berücksichtigen sollten. Wenn Sie ein Remote- oder Hybrid-Team übernehmen, ist die Wahl eines E-Mail-Dienstes mit zahlreichen Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit, einschließlich eines Team-Chats für virtuelle Meetings und Konferenzen, unerlässlich.
Jede E-Mail-Plattform oder jeder E-Mail-Client bietet unterschiedliche Tools und Funktionen – auch wenn viele davon ähnlich sind. Herauszufinden, welche für Sie geeignet sind und welche Sie nicht benötigen, ist der erste Schritt, um die beste Option für Ihr Startup zu finden. Berücksichtigen Sie als Teil dieses Prozesses die Benutzeroberfläche jedes Anbieters, die Desktop-App und ob sie für Mobilgeräte geeignet ist, um sicherzustellen, dass Sie den E-Mail-Client wählen, der Ihre Arbeitsweise am besten unterstützt und eine hohe Produktivität und einen hohen Arbeitsablauf unterstützt.
Dein Büdget
Einige E-Mail-Dienste sind kostenlos, für andere müssen Sie bezahlen, und natürlich spielt Ihr Budget die wichtigste Rolle bei diesem Aspekt des Entscheidungsprozesses. Es geht aber nicht nur darum, Geld zu sparen. Sie können entscheiden, dass sich der zusätzliche Aufwand beispielsweise für die zusätzliche Professionalität einer E-Mail-Adresse mit Ihrem geschäftlichen Domainnamen lohnt oder dass sich die Integrationen einer anderen Option für die Zeitersparnis lohnen sie zu haben.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Entscheidung zu treffen, sollten Sie bedenken, dass die meisten E-Mail-Plattformen eine kostenlose Basisstufe anbieten, sodass Sie sich ein Bild davon machen können, ob sie die richtige für Sie ist, bevor Sie Gelder zuweisen.
Der angebotene Kundenservice
Als nächstes auf der Liste der zu berücksichtigenden Dinge: Kundenservice . Sie müssen darüber nachdenken, ob es für Ihren Dienstanbieter akzeptabel ist, einen Helpdesk zu haben, der nur während der Bürozeiten für Anrufe und E-Mails geöffnet ist, oder ob Sie den Zugang zum 24/7-Support bevorzugen.
Schauen Sie sich auch die Möglichkeiten an, die zur Verfügung stehen, um den Kundendienst zu kontaktieren, und prüfen Sie zahlreiche Online-Bewertungen des Anbieters, um die Erfahrungen früherer und aktueller Kunden herauszufinden, wobei Sie besonderes Augenmerk auf alle Probleme, mit denen sie konfrontiert waren, und wie sie sich verhalten haben gelöst (oder anders).
Siehe Speicherplatz
Bevor Sie die gepunktete Linie eines Plans unterzeichnen, ist es wichtig zu prüfen, wie viel Speicherplatz verfügbar ist, um den Ärger zu vermeiden, E-Mails häufig löschen zu müssen, um Platz für eingehende Nachrichten freizugeben, oder einen Anhang nicht senden zu können, da er zu groß ist.
Bei der Abwägung zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen E-Mail-Plattformen sollte man bedenken, dass man mit den kostenlosen Optionen in der Regel deutlich weniger Speicherplatz erhält – als Startup kann dies aber in der Anfangszeit immer noch mehr als ausreichend sein.
Leichtigkeit der Migration
Wenn Sie Ihre E-Mails und andere Dateien von einem früheren Anbieter migrieren müssen, müssen Sie sorgfältig prüfen, ob dieser Vorgang schnell und einfach ist, um eine Unterbrechung Ihrer Geschäftsaktivitäten zu vermeiden. Die meisten Anbieter bieten Tools an, um die Migration einfach zu gestalten, sodass kein kompliziertes manuelles Unterfangen erforderlich ist, aber stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist, wenn Sie Ihre Entscheidung treffen. Einige E-Mail-Plattformen übernehmen die Migration für zusätzlichen Komfort.
Ist die Sicherheit auf dem neuesten Stand?
Dies ist eine weitere wichtige Überlegung – das Letzte, was Ihr Startup erleben muss, ist ein Cyberangriff in seinen frühen Tagen. Überprüfen Sie die Zugangsdaten des E-Mail-Anbieters zu diesem Punkt sorgfältig. Es sollte zumindest eine SSL-Verschlüsselung bereitstellen und idealerweise eine Reihe von Anti-Malware- und Anti-Phishing-Tools enthalten, um Ihr Konto vor Viren, Spam und anderen Cyber-Bedrohungen zu schützen .
Für noch mehr Sicherheit sollten Sie eine Option in Betracht ziehen, die mit erweiterten Datenschutzfunktionen ausgestattet ist und es Ihnen ermöglicht, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten, um Ihrem E-Mail-Konto noch stärkere Abwehrmaßnahmen hinzuzufügen. Informieren Sie sich außerdem genau, wie der Anbieter Sie vor dem Spoofing Ihrer benutzerdefinierten Domain-Adresse schützt und ob Sie die Möglichkeit haben, die Spam-Filterung über Blacklists und Whitelists anzupassen, falls dies relevant ist.
Was ist die Datenschutzrichtlinie?
Neben robusten Datensicherheitsfunktionen ist es auch wichtig, die Art der Datenschutzrichtlinie des E-Mail-Anbieters zu verstehen, bevor Sie sich auf einen Plan festlegen. Informieren Sie sich genau, wie der Anbieter mit Ihren Daten umgeht , ob diese verkauft oder anderweitig Dritten zur Verfügung gestellt werden und ob sie die einschlägigen Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten.
Erwägen Sie herauszufinden, ob die vom Anbieter bereitgestellten Apps unabhängig geprüft werden und ob der verwendete Code Open Source ist, um sich ein vollständiges Bild zu machen.
Nützliche Zusatzfunktionen
Neben den oben erwähnten kollaborativen Funktionen lohnt es sich auch, über andere zusätzliche Tools und Vergünstigungen nachzudenken, die Sie in einer idealen Welt in Ihren E-Mail-Dienst aufnehmen möchten. Ob dies ein Kalender ist, der mit Ihrem Posteingang synchronisiert wird, die Möglichkeit, Sprachnotizen zu hinterlassen, oder eine Reihe von Integrationen, diese Dinge können einen großen Unterschied für den reibungslosen Ablauf Ihres Arbeitstages ausmachen.
Überprüfen Sie die Bedingungen
Dies mag wie etwas erscheinen, für das Sie definitiv keine Zeit haben, aber das Lesen des Kleingedruckten könnte Ihnen in Zukunft große Kopfschmerzen ersparen. Überprüfen Sie sehr sorgfältig, wofür Sie sich anmelden, insbesondere wenn Sie für die Bereitstellung bezahlen. Achten Sie besonders auf Dinge wie die Vertragsdauer, Strafen für das Verlassen des Vertrags vor Ablauf der Laufzeit und alle Verantwortlichkeiten, die Sie als Kunde haben.
Wenn Sie sich bei einem Teil des Kleingedruckten nicht sicher sind, wenden Sie sich an einen Vertreter des Unternehmens, um es zu klären - dies ist eine großartige Gelegenheit, auch die Qualität des Kundendienstes zu überprüfen!
Auswahl eines E-Mail-Dienstes für die Zukunft Ihres Unternehmens
Bei der Auswahl eines E-Mail-Dienstes für Ihr brandneues Unternehmen ist es ratsam, auch die Zukunft im Auge zu behalten. Behalten Sie zu diesem Zweck die Skalierungsoptionen im Hinterkopf: Wenn Sie mit einer kostenlosen Stufe beginnen, was ist die Natur der kostenpflichtigen Pläne? Wenn Sie darüber nachdenken, ob es die Art von Funktionen und Tools bietet, die Sie sich vorstellen können, die Ihr Unternehmen benötigt, wenn es wächst, wird es Ihnen zugute kommen, wenn Ihr Unternehmen bereit ist, den nächsten Schritt zu tun.
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