Klíčové aspekty, které je třeba zvážit při výběru e-mailové služby pro váš startup

Když jste uprostřed rozjezdu startupu, zdá se, že je třeba udělat milion věcí a ještě více problémů a úvah se dožaduje vaší pozornosti. Výběr e-mailové služby pro vaši novou firmu může být něco, o čem je lákavé příliš nepřemýšlet, ale ve skutečnosti je to opravdu důležitý prvek vašeho podnikání. Zjistěte více o tom, jak začít se založením firmy, ve zbytku tohoto průvodce.

Získání správné e-mailové aplikace nebo klienta pro vaše potřeby může mít obrovský vliv na váš pracovní postup, produktivitu a na to, jak hladce věci fungují každý den. Může také ovlivnit to, jak potenciální klienti pohlížejí na vaši firmu a její profesionální aspekt. Možná vás překvapí, kolik různých možností existuje a jaké různé funkce a nástroje nabízejí. Zde jsou klíčové věci, které je třeba vzít v úvahu při výběru e-mailové služby – a nebudete litovat času navíc stráveného tím, že vyberete tu, která bude vašemu startupu sloužit nejlépe.

Jak pracujete

Zamyslet se nad způsobem, jakým pracujete, je nejdůležitější věc, kterou je třeba zvážit. Pokud se ujmete vzdáleného nebo hybridního týmu, pak je zásadní výběr e-mailové služby, která má spoustu funkcí pro podporu spolupráce, včetně týmového chatu pro virtuální schůzky a konference.

Každá jiná e-mailová platforma nebo klient bude mít v nabídce různé nástroje a funkce – i když mnoho z nich je podobných. Zjistit ty, které vám budou vyhovovat, i ty, které nepotřebujete, je první fází identifikace nejlepší možnosti pro váš startup. V rámci tohoto procesu zvažte uživatelské rozhraní každého poskytovatele, desktopovou aplikaci a to, zda je vhodná pro mobilní zařízení, abyste měli jistotu, že si vyberete e-mailového klienta, který nejlépe podporuje váš způsob práce a podporuje vysokou produktivitu a pracovní postup.

Váš rozpočet

Některé e-mailové služby jsou zdarma, za některé budete muset zaplatit a samozřejmě nejdůležitější roli v tomto aspektu rozhodovacího procesu bude hrát váš rozpočet. Nejde však jen o úsporu peněz. Můžete se rozhodnout, že dodatečné výdaje stojí za to, například za přidanou profesionalitu e-mailové adresy s názvem vaší obchodní domény, nebo že stojí za to zaplatit integrace nabízené jinou možností, a to za čas, který ve výsledku ušetříte. mít je.

Pokud se snažíte dospět k rozhodnutí, stojí za to mít na paměti, že většina e-mailových platforem nabízí bezplatnou základní úroveň, takže si můžete udělat představu o tom, zda je pro vás ta správná, ještě předtím, než vložíte jakékoli finanční prostředky.

Zákaznický servis v nabídce

Další na seznamu věcí, které je třeba zvážit: je zákaznický servis . Budete se muset zamyslet nad tím, zda je pro vašeho poskytovatele služeb přijatelné, aby měl help desk otevřenou pro hovory a e-maily pouze v pracovní době, nebo zda dáváte přednost přístupu k nepřetržité podpoře.

Podívejte se také na způsoby, které jsou k dispozici pro kontaktování zákaznických služeb, a prohlédněte si spoustu online recenzí poskytovatele, abyste zjistili zkušenosti minulých a současných zákazníků, přičemž věnujte zvláštní pozornost všem problémům, kterým čelili, a tomu, jak se chovali. vyřešeno (nebo jinak).

Podívejte se na Úložný prostor

Než se podepíšete na tečkovanou čáru jakéhokoli plánu, je důležité zkontrolovat, kolik úložného prostoru je k dispozici, abyste se vyhnuli nepříjemnému častému mazání e-mailů, abyste uvolnili místo pro příchozí zprávy, nebo nemožnosti odeslat přílohu, protože je příliš velká.

Stojí za to mít na paměti, pokud zvažujete bezplatné a placené e-mailové platformy, že obvykle získáte výrazně méně úložného prostoru s bezplatnými možnostmi – ale jako startup to může v prvních dnech stále více než vyhovovat vašim potřebám.

Snadnost migrace

Pokud potřebujete migrovat své e-maily a další soubory od předchozího poskytovatele, budete muset pečlivě zkontrolovat, zda tento proces bude rychlý a snadný, aby nedošlo k přerušení vašich obchodních aktivit. Většina poskytovatelů nabízí nástroje pro zjednodušení migrace, takže není potřeba složitý ruční úkon, ale ujistěte se, že tomu tak je v rámci vašeho rozhodování. Některé e-mailové platformy migraci pro větší pohodlí vyřeší za vás.

Je zabezpečení na úrovni?

To je další životně důležitá úvaha – to poslední, co váš startup potřebuje zažít, je kybernetický útok v jeho počátcích. Pečlivě zkontrolujte přihlašovací údaje poskytovatele e-mailu v tomto skóre. Měl by nasadit přinejmenším šifrování SSL a v ideálním případě by měl zahrnovat řadu nástrojů proti malwaru a phishingu, které ochrání váš účet před viry, spamem a dalšími kybernetickými hrozbami .

Pro ještě větší klid můžete zvážit možnost, která je dodávána s pokročilými funkcemi ochrany dat a umožňuje nastavit dvoufaktorové ověřování, abyste do svého e-mailového účtu přidali ještě výkonnější ochranu. Dále zjistěte, jak přesně vás poskytovatel ochrání před falšováním vaší vlastní adresy domény a zda budete mít možnost přizpůsobit filtrování spamu pomocí blacklistů a whitelistů, pokud je to relevantní.

Jaké jsou zásady ochrany osobních údajů?

Kromě robustních funkcí zabezpečení dat je také důležité porozumět povaze zásad ochrany osobních údajů poskytovatele e-mailu, než se zavážete k plánu. Zjistěte, jak přesně bude poskytovatel s vašimi údaji nakládat , zda budou prodány nebo jinak zpřístupněny třetí straně a zda jsou v souladu s příslušnými zákony a předpisy o ochraně osobních údajů.

Chcete-li získat úplný obrázek, zvažte, zda jsou aplikace nasazené poskytovatelem nezávisle auditovány a zda je použitý kód open source.

Užitečné funkce navíc

Kromě funkcí pro spolupráci, které jsme zmínili výše, stojí za to přemýšlet také o dalších doplňkových nástrojích a výhodách, které byste v ideálním světě rádi zahrnuli do své e-mailové služby. Ať už se jedná o kalendář, který se synchronizuje s vaší doručenou poštou, možnost zanechat hlasové poznámky nebo řadu integrací, tyto věci mohou mít velký vliv na hladký průběh vašeho pracovního dne.

Zkontrolujte Podmínky

Může se to zdát jako něco, na co rozhodně nemáte čas, ale čtení malých písmen vám může v budoucnu ušetřit velké bolesti hlavy. Velmi pečlivě zkontrolujte, k čemu se přihlašujete, zvláště pokud platíte za poskytnutí. Věnujte zvláštní pozornost věcem, jako je délka smlouvy, sankce za opuštění smlouvy před vypršením její platnosti a jakékoli povinnosti, které jako klient máte.

Pokud si nejste jisti některou částí malého písma, obraťte se na zástupce společnosti, aby vám to objasnili – je to skvělá příležitost, jak si také ověřit kvalitu zákaznických služeb!

Výběr e-mailové služby pro budoucnost vaší firmy

Při výběru e-mailové služby pro vaši zbrusu novou firmu je také vhodné sledovat budoucnost. Za tímto účelem mějte na paměti možnosti škálování: pokud začínáte na bezplatné úrovni, jaká je povaha placených plánů? Přemýšlejte o tom, zda nabízí takové funkce a nástroje, jaké si dokážete představit, že vaše firma bude při svém růstu potřebovat, bude vám dobře sloužit, až bude vaše firma připravena udělat další krok.