Quando sei nel bel mezzo di far decollare una startup, sembra che ci siano un milione di cose da fare e ancora più problemi e considerazioni che richiedono a gran voce la tua attenzione. La scelta di un servizio di posta elettronica per la tua nuova attività potrebbe essere qualcosa a cui si è tentati di non pensare troppo, ma in realtà è un elemento davvero importante della tua impresa.Scopri di più su come iniziare con la tua start-up leggendo il resto di questa guida.
Ottenere l'app o il client di posta elettronica giusto per le tue esigenze può fare un'enorme differenza per il tuo flusso di lavoro, la produttività e il modo in cui le cose funzionano quotidianamente. Può anche influenzare il modo in cui i potenziali clienti vedono la tua attività e il suo aspetto professionale. Potresti essere sorpreso di quante diverse opzioni ci sono là fuori e delle diverse funzionalità e strumenti offerti da ciascuno. Ecco le cose fondamentali da prendere in considerazione quando si seleziona un servizio di posta elettronica e non ti pentirai del tempo extra speso per assicurarti di scegliere quello che servirà al meglio la tua startup.
Come lavori
Pensare al modo in cui lavori è la cosa più importante da considerare. Se assumerai un team remoto o ibrido, è essenziale scegliere un servizio di posta elettronica dotato di numerose funzionalità per supportare il lavoro collaborativo, inclusa una chat di gruppo per riunioni e conferenze virtuali.
Ogni piattaforma o client di posta elettronica diverso offrirà strumenti e funzionalità diversi, anche se molti di questi sono simili. Capire quelli che funzioneranno per te, così come quelli che non ti servono, è la prima fase per identificare l'opzione migliore per la tua startup. Come parte di questo processo, considera l'interfaccia utente di ciascun provider, l'app desktop e se è ottimizzata per i dispositivi mobili per assicurarti di scegliere il client di posta elettronica che meglio supporta il tuo modo di lavorare e supporta una grande produttività e flusso di lavoro.
Il tuo budget
Alcuni servizi di posta elettronica sono gratuiti, altri a pagamento e, naturalmente, il tuo budget giocherà il ruolo più cruciale in questo aspetto del processo decisionale. Non si tratta solo di risparmiare denaro, però. Puoi decidere che la spesa aggiuntiva valga la pena per la maggiore professionalità di un indirizzo e-mail con il tuo nome di dominio aziendale, ad esempio, o che valga la pena pagare le integrazioni offerte da un'altra opzione, per il tempo che risparmierai di conseguenza di averli.
Se stai lottando per prendere una decisione, vale la pena tenere presente che la maggior parte delle piattaforme di posta elettronica offre un livello di base gratuito, quindi puoi farti un'idea se è quello giusto per te prima di impegnare fondi.
Il servizio clienti in offerta
Il prossimo nell'elenco delle cose da considerare: è il servizio clienti . Dovrai pensare se è accettabile per il tuo fornitore di servizi avere un help desk aperto a chiamate ed e-mail solo durante l'orario d'ufficio o se preferisci l'accesso al supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Guarda anche i modi disponibili per contattare il servizio clienti e controlla molte recensioni online del fornitore per scoprire le esperienze dei clienti passati e attuali, prestando particolare attenzione a eventuali problemi che hanno affrontato e come sono stati risolto (o altro).
Guarda Spazio di archiviazione
Prima di firmare sulla linea tratteggiata di qualsiasi piano, è importante verificare quanto spazio di archiviazione è disponibile per evitare il fastidio di dover eliminare frequentemente le email per liberare spazio per i messaggi in arrivo o di non poter inviare un allegato perché è troppo grande.
Vale la pena tenere a mente se stai soppesando le piattaforme di posta elettronica gratuite rispetto a quelle a pagamento, che di solito ottieni molto meno spazio di archiviazione con le opzioni gratuite, ma, come startup, questo potrebbe comunque soddisfare le tue esigenze nei primi giorni.
Facilità di migrazione
Se devi migrare le tue e-mail e altri file da un provider precedente, dovrai verificare attentamente che questo processo sia rapido e semplice per evitare qualsiasi interruzione delle tue attività commerciali. La maggior parte dei provider offre strumenti per semplificare la migrazione, quindi non è necessario un complicato impegno manuale, ma assicurati che sia così come parte della tua decisione. Alcune piattaforme di posta elettronica si occuperanno della migrazione per te per maggiore praticità.
La sicurezza è all'altezza?
Questa è un'altra considerazione fondamentale: l'ultima cosa che la tua startup deve subire è un attacco informatico nei suoi primi giorni. Controlla attentamente le credenziali del provider di posta elettronica su questo punteggio. Dovrebbe almeno implementare la crittografia SSL e, idealmente, incorporare una gamma di strumenti anti-malware e anti-phishing per proteggere il tuo account da virus, spam e altre minacce informatiche .
Per una tranquillità ancora maggiore, potresti prendere in considerazione un'opzione che viene fornita con funzionalità avanzate di protezione dei dati e ti consente di impostare l'autenticazione a due fattori per aggiungere difese ancora più potenti al tuo account di posta elettronica. Inoltre, scopri esattamente come il provider ti proteggerà dallo spoofing del tuo indirizzo di dominio personalizzato e se avrai la possibilità di personalizzare il filtro antispam tramite blacklist e whitelist, se pertinente.
Qual è l'informativa sulla privacy?
Oltre a solide funzionalità di sicurezza dei dati, è anche importante comprendere la natura della politica sulla privacy del provider di posta elettronica prima di impegnarsi in un piano. Scopri esattamente come il fornitore gestirà i tuoi dati , se saranno venduti o altrimenti resi disponibili a terzi e se sono conformi alle leggi e ai regolamenti sulla protezione dei dati pertinenti.
Prendi in considerazione l'idea di scoprire se le app distribuite dal provider sono controllate in modo indipendente e se il codice utilizzato è open source per ottenere un quadro completo.
Funzioni extra utili
Oltre alle funzionalità di collaborazione che abbiamo menzionato all'inizio, vale anche la pena pensare ad altri strumenti e vantaggi extra che vorresti includere nel tuo servizio di posta elettronica in un mondo ideale. Che si tratti di un calendario che si sincronizza con la tua casella di posta, la possibilità di lasciare note vocali o una serie di integrazioni, queste cose potrebbero fare una grande differenza per il regolare svolgimento della tua giornata lavorativa.
Controlla i Termini
Questo potrebbe sembrare qualcosa per cui sicuramente non hai tempo, ma leggere i caratteri piccoli potrebbe risparmiarti un grosso mal di testa futuro. Controlla molto attentamente a cosa ti stai iscrivendo, soprattutto se stai pagando per la fornitura. Presta particolare attenzione a cose come la durata del contratto, le penali per aver lasciato il contratto prima della scadenza e qualsiasi responsabilità che hai come cliente.
Se non sei sicuro di qualsiasi parte della piccola stampa, contatta un rappresentante dell'azienda per farli chiarire: questa è un'ottima opportunità per verificare anche la qualità del servizio clienti!
Selezione di un servizio di posta elettronica per il futuro della tua azienda
Quando scegli un servizio di posta elettronica per la tua nuova attività, è consigliabile anche tenere d'occhio il futuro. A tal fine, tieni a mente le opzioni di ridimensionamento: se stai iniziando con un livello gratuito, qual è la natura dei piani a pagamento? Pensare se offre il tipo di funzionalità e strumenti di cui puoi prevedere la necessità per la tua azienda man mano che cresce ti aiuterà quando la tua azienda sarà pronta per fare il passo successivo.
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